נכתב על ידי יניב שנהב, מנכ”ל חברת משכוכית – ייעוץ והדרכה לעסקים – 072-2500344 | www.mash.org.il
זמן הוא משאב יקר לכולם! החדשות המעודדות הן כי גם האנשים המסודרים והמאורגנים ביותר מתמודדים עם בדיוק אותו כמות של זמן ביממה, כך שניהול זמן אפקטיבי ונכון הינו כלי נגיש לכולם שבהחלט ניתן ללמוד ולרכוש מיומנויות אשר יוכלו לשפר את איכות החיים, את הספק העבודה, ואת העמידה ביעדים.
אחת האינדיקציות לכך שאינכם מנהלים את הזמן באופן נכון ואפקטיבי מספיק הוא העובדה כי אתם מגיעים אל סוף יום העבודה עם הלשון בחוץ, מותשים ועייפים, כאשר לא הספקתם לעשות את כל מה שתכננתם לעשות ולא עמדתם ביעדים. כלומר, במילים אחרות, הספק העבודה אינו גבוה מספיק. בסופו של יום, מדובר על תוצאה אשר יכולה להוביל לפגיעה בתפקוד התקין של הארגון כולו, ולכן ישנה חשיבות רבה ללמידה של ניהול זמן נכון ולנטרול בזבזני זמן עיקריים.
בזבזני זמן קיימים אצל כולנו ובעיקר אצל מי שעובד על פרויקטים רבים וקהל לקוחות. כאשר לא מתבצע תכנון מקדים והפרדה ברורה בין דחוף לחשוב, אנו עלולים פעמים רבות להיגרר אחרי פעולות חשובות אמנם, אך שרמת החשיבות שלהן נמוכה ביחס לאחרות, לטובת הארגון. במקרה כזה, נשקיע אנרגיות רבות וזמן יקר בעיקר על פעולות פחות חשובות. כאשר מעט מדי זמן יוקדש עבור פעולות מהותיות וקריטיות עבור הארגון.
כיום בהחלט ניתן לומר כי כל עובד, מנהל או בעל עסק יודע כי ניהול נכון ואפקטיבי של זמן יכול לשפר את הספק העבודה, עמידה במשימות וביעדים השונים, ואף את הביצועים ואיכות העבודה. מדובר על כלי חשוב וקריטי, אותו ניתן ללמוד ולשמר. ניהול אפקטיבי של הזמן הינו הכרח של ממש לא רק בזמן העבודה ובמהלך הקריירה, אלא גם בחיי היום-יום, בבית, עם המשפחה והמטלות השונות. אנשים אשר מתרגלים ניהול זמן נכון נהנים מהספק מרשים הן בעבודה והן בבית, בחיים הפרטיים.
אחד השלבים הראשונים והחשובים לנטרול בזבזני זמן הוא תכנון קפדני ומקיף. יתרה מכך, ככל שלוח הזמנים שלנו עמוס יותר, כך למעשה שלב התכנון הינו הכרחי וחשוב יותר. מדובר על כלי אפקטיבי במיוחד אשר עוזר להגיע ליעד ולתוצאה הרצויה. כמו כן, שלב התכנון הינו יעיל במיוחד כאשר מדובר על מדידה של עמידה ביעדים ובקרה של זמן עבודה.
ברגע בו לוח הזמנים והמשימות שלכם יהיה מתוכנן וברור, כך תוכלו ליהנות ממוטיבציה גבוהה יותר להשגת המטרות והיעדים השונים מהסיבה הפשוטה כי תדעו בדיוק כיצד עליכם לפעול ומתי. למעשה, אחד הגורמים המרכזיים להורדה ניכרת במוטיבציה הוא העדר תכנון. כאמור, משימות ברורות ומדויקות יסבירו לכם בדיוק כיצד לפעול על הצד האפקטיבי ביותר, כך גם היעד של אותו היום לא יראה מאיים או בלתי אפשרי.
כאשר אנו שולטים על הזמן, ניתנת לנו האפשרות לקבל תמונה בהירה ומדויקת יותר, באמצעותה תעדוף המשימות השונות של אותו היום הופך להיות למטלה פשוטה יותר. במילים אחרות, ניהול זמן הוא קודם כל ניהול עצמי. כאשר יש לצאת מנקודת הנחה כי אנחנו בשליטה, ולא הזמן הוא זה ששולט בנו, ולכן יש לנהוג בו בהתאם: לנהל אותו באופן מקצועי, אפקטיבי ומדויק.
ניהול הזמן באופן נכון ויעיל מצליח לנטרל כל בזבזני זמן אפשריים, ואף ניתן לערוך בקרה באופן פשוט ובהיר. כלומר, בדיקה של עמידה ביעדים ובמטרות השונות, עמידה בלוח זמנים ועוד. הבקרה מאפשרת לנו להבין מה עלינו לשפר, במה אנו חזקים, וכיצד ניתן להגיע ליותר יעדים ביום העבודה הבא ולשפר את ביצועי העבודה והספק העבודה כאחד. כאשר אנו בשליטה ובבקרה, אנו למעשה מבינים באופן הבהיר והמדויק ביותר מה עובד, ומה עובד פחות, כאשר את מה שמתגלה כאפקטיבי ופרקטי, יש לשמר ולהשתמש בו מדי יום. חלק ניכר מהתכנים אנו מלמדים ומתרגלים במסגרת סדנת ניהול זמן.
ריכזנו עבורכם 10 כללים מרכזיים ואפקטיביים לנטרול בזבזני זמן וניהול נכון של זמן:
- מיקוד: מדובר על כלל מרכזי וחשוב במיוחד, אותו יש לבצע בתחילת כל יום עבודה. התחילו את היום בבנייה של לוח זמנים ותכנון יסודי של המשימות השונות של אותו היום. כך תוכלו להבטיח עמידה ביעדים והספק עבודה גבוה.
- לרכז משימות בעלות אופי דומה: אחד הכלים האפקטיביים הוא לרכז את מגוון משימות ומטלות בעלות אופי דומה. למשל, במידה ויש לכם כמה מיילים לשלוח, וכמה טלפונים לעשות, רכזו אותם ביחד. כך תסיימו באופן מהיר ויעיל יותר מגוון רחב יותר של מטלות.
- שמרו על סדר הגיוני: זהו כלל אפקטיבי ומהותי במיוחד, עבדו לפי סדר חשיבות הגיוני, ולא בהכרח לפי סדר דחיפות. פעמים רבות מטלות דחופות פחות יקדמו את יעדי הארגון, ולכן יש להקדיש לכך מחשבה, ולהימנע מעבודה על מצב אוטומט.
- חלוקה שווה: אל תעמיסו על עצמכם ותקחו את כל המטלות עליכם. פעמים רבות ניתן לחלק את המטלות השונות של אותו היום בין עובדים נוספים.
- להגיב באופן מיידי: טפלו בכל נושא רק פעם אחת באותו היום. כמו כן, השתדלו לא להתחיל ולזנוח באמצע נושא או מטלה אשר התחלתם, על מנת למנוע פיזור ובזבוז של זמן יקר.
- חלוקה נכונה: אתם אמורים כבר לדעת באיזה שלב של היום אתם ערניים, מפוקסים ומלאי מוטיבציה, ובאיזה שלב של היום אתם מתחילים לאבד ריכוז ומורידים הילוך. בהתאם לכך, התאימו את סדר היום שלכם וחלקו את המשימות השונות. את המטלות אשר דורשות ממכם ריכוז רב, השאירו לשעות בהן אתם משוכנעים שאתם במיטבכם.
- ניצול זמן ״מת״: לכל אחד מאיתנו יש זמן כזה במהלך יום העבודה. זה בדיוק הזמן לבצע משימות פשוטות באופן יחסי, ואף בעלות אופי מונוטוני אשר לא דורשות מאמץ רב מדי.
- סיכום היום: בסוף כל יום עבודה, הקדישו זמן מה לניתוח האפקטיביות של אותו היום, ותכנון קפדני ומדויק של היום למחרת. כלל זה יבטיח כי תבינו באופן הבהיר ביותר מה עליכם לשפר, ומה עליכם לשמר.
- בנו / צרו סדר עדיפויות: השתדלו לחלק את משימות היום בהתאם לא רק לדחיפות שלהם, אלא גם לנחיצות שלהם, זהו כלל מרכזי בניהול זמן נכון אשר יצליח לנטרל בזבזני זמן מרכזיים.
- הקצו זמן ״חירום״: השתדלו לשמור זמן חירום במהלך כל יום עבודה למגוון תקלות או בעיות אשר יכולות לצוץ במהלך היום.
סביר כי כבר הבנתם את המסקנה המתבקשת עד עכשיו: בשביל לנצח את מרוץ הזמן יש קודם כל לנהל את עצמנו, מה שבהכרח יוביל לניהול זמן נכון ואפקטיבי יותר, ישפר את הספק העבודה באופן משמעותי, יקדם את יעדי הארגון, וישדרג את איכות העבודה. מדובר על כלי הכרחי שכל אחד מאיתנו צריך להשתמש בו בין אם אנחנו עובדים, מנהלים, בעלי עסקי, או אנשי משפחה.
כאשר אנו מנהלים נכון את הזמן אנו נפטרים מבזבזני זמן, ולמעשה, נמצאים בשליטה מלאה על המצב. עם זאת, חשוב לזכור כי למרות התכנון הקפדני, יש לשמור על מידה מסוימת של ספונטיות שהרי פעמים רבות החיים אינם צפויים וגם שגרת העבודה יכולה לגרור שינויים רבים אשר יכולים לצוץ בכל עת. ספונטניות וגמישות יבטיחו כי נדע להתמודד איתם על הצד הטוב והאפקטיבי ביותר.
- לפרטים נוספים, להזמנת סדנת ניהול זמן אפקטיבי בהנחיית משכוכית – ייעוץ והדרכה לעסקים, אנא צרו קשר כאן!
- לרכישת קורס פרזנטציה אפקטיבית למנהלים באימון אישי1/1, לחץ כאן!
- לרכישת הספר לעשות! למנהלים, קורס ללימוד ותרגול עצמי במיומנויות ניהול זמן, לפרטים לחץ כאן!
- 20 הנחה ברכישת הספר “לעשות!” לחברי מועדון All-Club בלבד קוד הנחה: 20All-Club (ל-50 הלקוחות הראשונים בלבד)
- מעוניינים להנחות סדנת ניהול זמן בעצמכם? הורידו ערכת הדרכה לסדנת ניהול זמן לפרטים לחץ כאן!
הטבה ללקוחות חברי מועדון ALL-CLUB ! 20% הנחה על הספר “לעשות!”,
רשמו את קוד ההנחה: 20All-Club (ל-50 הלקוחות הראשונים בלבד)
